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Nómina de empresa (costo total): explicación completa

Aprende cómo se construye el costo total de nómina para una empresa: aportes del empleador, parafiscales, provisiones y agregación por grupos.

Esta página explica cómo calculamos el costo total de nómina de una empresa, agregando varios trabajadores. La idea es entender el costo “real” del empleador, no solo el salario.

¿Qué es “costo total” de nómina?

Cuando una empresa paga un salario, normalmente también paga (según el caso):

  • Aportes del empleador a seguridad social (salud, pensión, ARL).
  • Parafiscales (Caja, ICBF, SENA) o su versión con exoneración (Art. 114-1 E.T.) si aplica.
  • Provisiones de prestaciones sociales (cesantías, intereses, prima, vacaciones).

En consecuencia, el “costo total” mensual suele ser mayor que el neto del trabajador.

Qué calcula nuestra app (por empleado)

La nómina de empresa reutiliza el mismo cálculo del empleado (nómina individual) y añade el costo del empleador.

Para un empleado (salario ordinario), la app calcula:

  1. Devengado del mes:
Total_Devengado = Total_Salarial + Auxilio_Transporte + Pagos_No_Salariales
  1. IBC (base para aportes, con regla del 40%):
IBC = f(Total_Salarial, Pagos_No_Salariales) con topes min/max
  1. Costo empleador:
  • Seguridad social empleador:
    • Salud empleador (8.5% o 0% si exonerado y cumple umbral),
    • Pensión empleador (12%),
    • ARL (según clase I–V).
  • Parafiscales:
    • Caja 4% (siempre),
    • ICBF 3% (puede exonerarse),
    • SENA 2% (puede exonerarse).
  • Provisiones:
    • Cesantías 8.33% (sobre base de prestaciones),
    • Intereses cesantías 1% mensual,
    • Prima 8.33%,
    • Vacaciones 4.17% (sobre salario).

Y finalmente:

Costo_Mensual_Total =
  Total_Devengado
  + Aportes_Empleador
  + Parafiscales
  + Provisiones

Para salario integral: las provisiones de cesantías/prima/intereses se consideran incluidas en el 30% prestacional; la app solo provisiona vacaciones aparte.

Qué es “nómina de empresa” en la app (agregación)

En la app no “recalculamos” reglas; hacemos algo más transparente:

  1. Calculamos la nómina de un empleado con ciertos parámetros (tipo de salario, salario, ARL, exoneración…).
  2. Multiplicamos ese resultado por la cantidad de empleados del grupo.
  3. Sumamos todos los grupos para obtener los totales de empresa.

En fórmula:

Total_Empresa = Σ (Resultado_Empleado_Grupo × Cantidad_Empleados_Grupo)

¿Por qué agrupar empleados?

En empresas reales, muchos empleados comparten condiciones parecidas (por ejemplo, “operativos” con el mismo salario y misma ARL). Agrupar permite:

  • estimar presupuesto mensual,
  • simular escenarios (subir salarios, contratar),
  • y entender porcentajes del costo.

Exoneración (parafiscales y salud empleador)

La exoneración de aportes de nómina (muy conocida como “114-1”) afecta:

  • SENA,
  • ICBF,
  • y (en ciertos casos) el aporte a salud del empleador.

En nuestra app, la exoneración se marca como una opción y se aplica si (además) el trabajador está por debajo del umbral configurado (típicamente < 10 SMMLV por vigencia).

Fuente:

Importante: la aplicación real depende del tipo de empleador y condiciones tributarias. Esta calculadora explica la regla de forma educativa y aplica un modelo operativo para estimación.

Para profundizar (con fórmulas y fuentes)