Nómina individual (empleado): explicación completa
Aprende, paso a paso, cómo se calcula el resultado del trabajador: ingresos, auxilio, IBC, aportes, retención y neto.
Esta página explica, desde cero, cómo calculamos la nómina individual (la parte del trabajador): ingresos, deducciones y neto. El objetivo no es “usar un botón”, sino entender las fórmulas y el orden del cálculo.
¿Qué es la nómina individual?
En términos simples, una nómina responde:
- ¿Cuánto “gana” la persona este mes?
- ¿Cuánto se le descuenta (salud, pensión, etc.)?
- ¿Cuánto le queda “neto” para recibir?
En Colombia, además:
- existen pagos “salariales” y “no salariales” (esto afecta el IBC),
- hay beneficios como auxilio de transporte (cuando aplica),
- y puede existir retención en la fuente (tributaria) según la base gravable.
Paso 0: Entradas (qué datos usamos)
En la app, los datos principales para el cálculo individual son:
- Tipo de salario: ordinario o integral.
- Salario base mensual (en COP).
- Otros ingresos (si existen): comisiones, bonificaciones, otros.
- Horas extra/recargos (si aplican): se ingresan como horas, y la app las convierte a COP según la fecha.
- Pagos no salariales (si existen): por ejemplo, auxilios extralegales pactados como no salariales.
- Deducciones tributarias (si buscas estimar retención): AFC, FVP, intereses de vivienda, medicina prepagada, dependientes.
- Vigencia (año) y, para horas/recargos, fecha del mes.
Nota: si no envías una fecha, la app usa la fecha actual del sistema para reglas que dependen del tiempo (jornada máxima, recargo dominical progresivo).
Paso 1: Separar lo “salarial” y lo “no salarial”
¿Qué es un ingreso salarial?
Un ingreso salarial es lo que, en general, remunera el trabajo (salario base, comisiones, etc.). La definición legal está en el CST (Código Sustantivo del Trabajo).
¿Qué es un pago no salarial?
Son pagos que se pactan o se definen como “no constitutivos de salario” (por ejemplo, ciertos auxilios extralegales), y no deberían integrar algunas bases… salvo reglas específicas (por ejemplo, la regla del 40% para aportes).
Fuentes (CST):
Paso 2: Calcular ingresos del mes
Para salario ordinario, la app calcula:
2.1 Total salarial (sin auxilio de transporte)
Total_Salarial =
Salario_Base
+ Comisiones
+ Bonificaciones
+ Horas_Extras (en COP)
+ Recargos (en COP)
+ Otros_Ingresos_Salariales
2.2 Auxilio de transporte (si aplica)
En la app:
- Si
salarioBase <= 2 × SMMLV, entonces aplica el auxilio. - Si no, es 0.
Fuentes (ejemplos por vigencia: decretos anuales). Ver: Fuentes oficiales y vigencias (qué cambia por año).
2.3 Total devengado (lo que “aparece” como recibido antes de descuentos)
En nuestra calculadora, el total devengado suma:
Total_Devengado = Total_Salarial + Auxilio_Transporte + Pagos_No_Salariales
Nota: esto es “devengado” en sentido práctico de la app (lo que suma el mes). Algunas empresas presentan “devengado” de formas distintas según su planilla o software contable.
Paso 3: Calcular el IBC (Ingreso Base de Cotización)
El IBC es la base sobre la cual se calculan aportes a seguridad social (salud y pensión, y varios aportes del empleador también).
3.1 Regla del 40% (pagos no salariales)
Si hay pagos no salariales pactados, existe una regla para aportes:
- Si los pagos no salariales superan el 40% del total de la remuneración (salarial + no salarial), el exceso se suma al IBC.
En fórmula:
Total_Remuneracion = Total_Salarial + Pagos_No_Salariales
Limite_No_Salarial = 0.40 × Total_Remuneracion
Exceso = MAX(0, Pagos_No_Salariales - Limite_No_Salarial)
IBC_Base = Total_Salarial + Exceso
Fuente:
3.2 Topes del IBC (mínimo y máximo)
En la app, el IBC se limita así:
- Mínimo:
1 × SMMLV(cotización mensual completa). - Máximo:
25 × SMMLV.
Fuente (tope máximo 25 SMMLV):
Importante: para jornada parcial/cotización por semanas existen reglas específicas (ej. Decreto 2616 de 2013). La app hoy calcula con el esquema mensual general. Ver Supuestos y limitaciones (lo que sí y lo que no).
Paso 4: Deducciones del trabajador (salud, pensión, FSP)
Con el IBC calculado:
4.1 Salud (trabajador)
Salud_Empleado = IBC × 4%
4.2 Pensión (trabajador)
Pension_Empleado = IBC × 4%
Fuentes:
4.3 Fondo de Solidaridad Pensional (FSP)
El FSP aplica (en general) desde 4 SMMLV en adelante, con rangos. La app usa rangos en SMMLV (porcentaje del IBC):
- 4 a <16: 1%
- 16 a <17: 1.2%
- 17 a <18: 1.4%
- 18 a <19: 1.6%
- 19 a <20: 1.8%
- ≥20: 2%
Fuente:
Paso 5: Retención en la fuente (si aplica)
La retención es un cálculo tributario. En la app implementamos un modelo simplificado mensual:
- se calculan ingresos netos,
- se aplican deducciones y renta exenta del 25%,
- se respeta el límite global del 40%,
- y se aplica la tabla del Art. 383 del Estatuto Tributario.
Se explica con detalle (y con advertencias) en:
Paso 6: Neto a pagar
Total_Deducciones =
Salud_Empleado + Pension_Empleado + FSP + Retencion
Neto_A_Pagar = Total_Devengado - Total_Deducciones
Caso especial: salario integral
En salario integral, el cálculo cambia en dos puntos clave:
1) El IBC es el 70% del salario integral
IBC = Salario_Integral × 70%
Fuente:
2) No se calculan horas extra/recargos como pagos adicionales
En la app, para salario integral:
- no se suman comisiones/horas/recargos (se asume el integral como “paquete” mensual),
- se descuentan aportes del trabajador (salud/pensión/FSP) sobre el IBC,
- se calcula retención (con ajuste de compatibilidad con desglose de referencia).